Den Bereich für gemeinsame Dokumente nutzen

Einige Listen haben einen Bereich für gemeinsam genutzte Dokumente, wo Abonnenten Dokumente herunter- und hochladen können: dieser Bereich ist über den Abschnitt 'Gemeinsame Dokumente' zugänglich.

Oberfläche der Dokumente im Bereich für gemeinsame Dokumente

Um auf den Abschnitt 'Gemeinsame Dokumente' einer Liste zuzugreifen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Homepage der WWW-Oberfläche und melden Sie sich an.
  2. Gehen Sie zur Informationsseite der Liste, die Sie interessiert.
  3. Klicken Sie auf den Link 'Gemeinsame Dokumente' im linken Menü.

Der Abschnitt 'Gemeinsame Dokumente' kann drei Arten von Ressourcen enthalten: Ordner, Dateien und Lesezeichen.

Die Funktionen zum Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten, sind, sofern Sie für Sie verfügbar sind, über den Expertenmodus zu erreichen. Um in den Expertenmodus zu schalten, klicken Sie auf den Knopf Expertenmodus am Kopf der Seite.

Der Listeneigentümer oder die Dokumentenurheber können die Zugriffsrechte mancher Dateien oder Ordner einschränken. Sowohl die Lese- als auch die Schreibrechte lassen sich einschränken:

Ordner werden getrennt von Dateien und Lesezeichen sortiert und erscheinen vor ihnen. Dokumente werden per Vorgabe aufsteigend nach der Spalte 'Dokument' sortiert.

Vorsicht: Alphanumerisches Sortieren unterscheidet Groß- von Kleinbuchstaben, daher werden zuerst alle Dokumente, deren Namen mit Großbuchstaben beginnen, alphabetisch sortiert angezeigt, und danach alle, deren Namen mit Kleinbuchstaben beginnen, ebenfalls alphabetisch. Für Ordner gilt dasselbe.

Sie können Dokumente und Ordner nach anderen Kriterien als nur ihrem Namen sortieren: sie können auch nach ihrem Urheber, ihrer Größe und dem Datum ihrer letzten Aktualisierung sortiert werden. Um Dokumente nach dem Kriterium Ihrer Wahl zu sortieren, klicken Sie auf den Namen der entsprechenden Spalte.

Dokumente aus dem Bereich für gemeinsame Dokumente herunterladen

Um ein Dokument einer Liste herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zum Abschnitt 'Gemeinsame Dokumente' der gewünschten Liste.
  2. Wählen Sie den Ordner, der die herunterzuladende Datei enthält.
  3. Aktivieren Sie den 'Expertenmodus'.
  4. Klicken Sie auf den Namen der Datei, um Sie auf Ihrer Festplatte zu speichern.

    Seien Sie vorsichtig: Dateien in hierfür geeigneten Formaten werden sich im Webbrowser öffnen. Um solche Dateien herunterzuladen, klicken Sie am besten mit der rechten Maustaste auf ihren Namen und wählen Sie 'Ziel speichern unter...', 'Link speichern unter...' o.Ä., je nach Ihrem Browser. Dies kann unter anderem Dateien im Format .HTM/.HTML, .PDF, .PNG, .TXT, .SWF etc. betreffen (abhängig von Ihrem Browser und Ihren Einstellungen).

Dokumente in den Bereich für gemeinsame Dokumente hochladen

Einen Ordner in einer Liste anlegen

Um einen Ordner in einer Liste anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zum Abschnitt 'Gemeinsame Dokumente' der gewünschten Liste.
  2. Wählen Sie den Ordner, in dem Sie den neuen Ordner anlegen möchten.
  3. Wählen Sie den Expertenmodus.
  4. Geben Sie den Ordnernamen ein - im Textfeld neben der Beschriftung 'Einen neuen Ordner in [Name des aktuellen Ordners] erstellen'.
  5. Klicken Sie auf den Knopf 'Erstellen'.
Eine Datei in eine Liste hochladen

Um eine Datei in eine Liste hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zum Abschnitt 'Gemeinsame Dokumente' der gewünschten Liste.
  2. Wählen Sien den Ordner, in den Sie die Datei hochladen möchten. Erstellen Sie nötigenfalls einen neuen Ordner.
  3. Aktivieren Sie den Expertenmodus.
  4. Klicken Sie auf den Knopf 'Durchsuchen' neben der Beschriftung 'Datei in den Ordner [Name des aktuellen Ordners] hochladen' und wählen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten; wenn Sie sie gewählt haben, klicken Sie auf den Knopf 'Öffnen'. Der Pfad Ihrer Datei wird dann im Eingabefeld neben dem Knopf 'Durchsuchen' angezeigt.
  5. Klicken Sie auf den Knopf 'Veröffentlichen'.

Seien Sie vorsichtig: Listeneigentümer können Speicherquoten definieren, das heißt, eine Maximalgröße, die der Bereich für gemeinsame Dokumente nicht überschreiten darf. Falls Sie ein für den verbleibenden Speicherplatz zu großes Dokument hochladen oder erstellen wollen, werden Sie die folgende Fehlermeldunge erhalten: "Die Dokumentenablage ist größer als der zugewiesene Speicherplatz."

Um Listenüberlastung zu vermeiden, versuchen Sie, nutzlose Dateien regelmäßig zu löschen. Eine gute Organisation der Liste wird es Ihnen erlauben, den Bereich für gemeinsame Dokumente besser zu nutzen. Um Platz zu sparen, können Sie Ihre Dateien auch in komprimierten Formaten veröffentlichen.

Ein Lesezeichen in einer Liste veröffentlichen

Um ein Lesezeichen in einer Liste zu veröffentlichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zum Abschnitt 'Gemeinsame Dokumente' der gewünschten Liste.
  2. Wählen Sie den Ordner, in dem Sie Ihr Lesezeichen veröffentlichen wollen. Legen Sie nötigenfalls einen neuen Ordner an.
  3. Aktivieren Sie den Expertenmodus.
  4. Geben Sie im 'Titel'-Feld einen aussagekräftigen Namen für die im Lesezeichen zu verlinkende Website an.
  5. Geben Sie im 'URL'-Feld den URL der Website ein.
  6. Klicken Sie auf den Knopf 'Hinzufügen'.
Eine Datei in einer Liste anlegen

Um eine Datei in einer Liste anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zum Abschnitt 'Gemeinsame Dokumente' der gewünschten Liste.
  2. Gehen Sie zum Ordner, in dem Sie Ihre Datei erstellen wollen. Legen Sie gegebenenfalls einen neuen Ordner an.
  3. Aktivieren Sie den Expertenmodus.
  4. Geben Sie einen Dateinamen in das Eingabefeld mit der Beschriftung 'Neue Datei erstellen' ein.
  5. Klicken Sie auf den Knopf 'Erstellen'.

Sie gelangen auf die Datei-Erstellungsseite.

Geben Sie von Hand oder durch Kopieren den Text ein, den Ihre datei enthalten soll. Tun Sie dies im Textfeld 'Datei /dateiname bearbeiten', und klicken Sie dann auf den Knopf 'Veröffentlichen'.

Wichtig: die einzigen Dateien, die online erstellt werden können, sind einfache Textdateien. Entsprechend ist es unmöglich, auf diesem Wege Office-Dokumente (.DOC, .XLS, .PPT, .RTF, .ODT etc.), PDF-Dateien, Bilder etc. anzulegen.

Sie können die Datei auch ersetzen, beschreiben oder umbenennen. Um mehr über diese Funktionen zu erfahren, betrachten Sie den Abschnitt 'Dokumente im Bereich für gemeinsame Dokumente bearbeiten oder löschen'.

Dokumente im Bereich für gemeinsame Dokumente bearbeiten oder löschen

Neben dem Hoch- und Herunterladen von Dokumenten können Sie auch an Dateien und Ordnern, die bereits online sind, arbeiten:

  • durch Ändern ihrer Zugriffsrechte (lesen und schreiben);
  • durch Bearbeiten;
  • durch Löschen.
Zugriffsrechte ändern

Sie können den Lese- und/oder Schreibzugriff auf Ordner und Dateien ändern. Dies hat mehrere Vorteile:

  • Den Schreibzugriff auf einen Ordner zu sperren, verhindert die unkontrollierte Weitergabe von Dateien, die durch Unbefugte veröffentlicht wurden. Um die Kontrolle der Liste zu behalten, ist es oft sinnvoll, den Schreibzugriff auf das Hauptverzeichnis des Bereichs für gemeinsame Dokumente zu untersagen. Es ist auch möglich, einen beschreibbaren Ordner anzubieten und ihn zu einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Uhrzeit zu sperren, um beispielsweise das Einreichen von Seminararbeiten zu verwalten.
  • Den Schreibzugriff zu einer Datei zu sperren stellt sicher, dass niemand sie wird ändern können. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Lehrer ihren Schülern Dokumente wie Prüfungsfragen o.Ä. zur Verfügung stellen wollen.
  • Den Lesezugriff zu einem Ordner zu sperren, macht es möglich, diverse vertrauliche Dokumente zu speichern, ohne für jedes einzelne den Leseschutz einstellen zu müssen.
  • Den Lesezugriff zu einer Datei zu sperren, sichert ihre Vertraulichkeit. So kann eine Lehrkraft zum Beispiel ihre Studenten bitten, ihre "Klausurbögen" auf einer Liste hochzuladen und dabei den Lesezugriff der Dateien zu sperren, damit andere Studenten sie nicht einsehen können.

Sie dürfen nur bei Dokumenten, die Sie selbst hochgeladen oder erstellt haben, die Zugriffsrechte ändern (eine Ausnahme: Listeneigentümer können Zugriffsrechte jedes Dokumentes ihrer Listen ändern; Moderatoren betrifft dies nicht).

Um die Zugriffsrechte für ein Dokument zu ändern, klicken Sie auf den Link 'Zugriff' vor dem Dokumentennamen, in der Spalte 'Zugriff'. Sie gelangen auf die Seite zum Bearbeiten von Zugriffsrechten.

Wählen Sie Optionen aus den Auswahllisten 'Lesezugriff' und 'Bearbeitungszugriff'.

Auch wenn dies in den Optionen nirgendwo erwähnt ist, beachten Sie, dass der Dokumenteneigentümer (in den meisten Fällen die Person, die das Dokument veröffentlicht hat) die Schreib- und Leserechte dieses Dokuments behält, was auch immer passiert (es sei denn, der Listeneigentümer ändert den Dokumenteneigentümer).

Sie können auch den Eigentümer eines Dokuments ändern, um zum Beispiel einer anderen Person zu erlauben, es online zu editieren, oder damit der wahre Urheber erscheint, falls es nicht durch diesen selbst veröffentlicht wurde.

Ordner, Dateien und Lesezeichen bearbeiten

Klicken Sie, um ein Dokument zu bearbeiten, auf den Link 'Bearbeiten' vor dem Namen des Dokuments, in der Spalte 'Bearbeiten'.

Je nach Art des Dokuments, das Sie bearbeiten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

  • Wenn das Dokument ein Ordner ist, können Sie es nur beschreiben oder umbenennen.

    Die Beschreibung eines Dokuments ist beim Bearbeiten in der oberen linken Ecke sichtbar. Sie wird auch beim Einsehen eines Ordners dargestellt.

  • Wenn das Dokument ein Lesezeichen ist, können Sie auch den angegebenen URL ändern.
  • Wenn das Dokument eine Datei ist, können Sie auch die bestehende Datei durch eine neue Ihrer Wahl ersetzen. Um dies zu tun, klicken Sie auf den Knopf 'Durchsuchen' unter dem Text 'Datei dateiname durch Ihre Datei ersetzen' und wählen Sie die Datei, die Sie veröffentlichen möchten; nachdem Sie sie gewählt haben, klicken Sie auf den Knopf 'Öffnen'. Der Pfad zu Ihrer Datei wird dann im Eingabefeld neben dem Knopf 'Durchsuchen' dargestellt. Klicken Sie auf den Knopf 'Veröffentlichen'.

    Unabhängig vom Namen der neuen Datei wird die für die Liste veröffentlichte Datei ihren ursprünglichen Namen beibehalten. Wenn Sie nicht nur den Dateiinhalt austauschen, sondern auch den Namen ändern möchten, müssen Sie danach die veröffentlichte Datei umbenennen.

  • Schlussendlich können Sie, wenn das Dokument eine reine Textdatei ist, seinen Inhalt online ändern: Geben Sie Text von Hand oder durch Kopieren in das Textfeld 'Datei /dateiname bearbeiten' ein und klicken Sie dann auf den Knopf 'Veröffentlichen'.

Jeder Klick auf einen Knopf, der zu einem Eingabefeld gehört, übernimmt nur die Änderungen dieses jeweiligen Feldes. Um mehrere Änderungen vorzunehmen, müssen Sie auf alle von Ihrer Wahl betroffenen Knöpfe klicken.

Einige Knöpfe bringen Sie sofort zu der Seite des Ordners zurück, die das Dokument enthält, während andere die Aktualisierung ausführen, ohne Sie auf eine andere Seite zu führen. Um zur Ordnerseite zurückzukehren, ohne irgend etwas zu ändern, klicken Sie auf den Knopf 'Ein Verzeichnis nach oben'.

Ordner, Dateien oder Lesezeichen löschen

Um jedwede Art von Dokument zu löschen, klicken Sie auf den Text 'Löschen' vor dem Namen des Dokumentes, in der Spalte 'Löschen'. Eine Bestätigungsnachricht erscheint und erlaubt Ihnen, Ihre Entscheidung zu überdenken: einmal gelöscht, ist das Dokument nicht mehr rückholbar.

Wenn vor dem Dokumentenname kein 'Löschen'-Eintrag steht, haben Sie keine Schreibrechte auf das Dokument.

Es ist unmöglich, einen Ordner zu löschen, der noch Dokumente enthält: Bevor Sie einen Ordner löschen, müssen Sie ihn zunächst vollständig leeren.

Einige Tipps, um den Bereich für gemeinsame Dokumente zu organisieren

Wenn Sie zu den an der Organisation der Liste und am Erstellen von Dateien und Ordnern Beteiligten gehören, zeigen Sie Weitsicht: denken Sie daran, dass die Liste sich vielleicht entwickelt und jahrelang genutzt werden wird.

Hier sind einige Vorschläge, um zu vermeiden, dass eine Liste anarchisch wuchert:

  • Wenn die Liste in einem regelmäßigen Turnus dieselben Ressourcen veröffentlicht, organisieren Sie diese nach Monat oder Jahr (oder nach jedem anderen Turnus, der Ihren Bedürfnissen entspricht).

    Beispiel: Wenn die Liste Studienarbeiten sammeln soll, werden die Studierenden von Jahr zu Jahr dieselben Kurse belegen und dieselben Arbeiten erstellen. Es ist daher eventuell angebracht, im Hauptverzeichnis des Bereiches für gemeinsam genutzte Dokumente einen Ordner für jedes Semester oder Studienjahr anzulegen: Dies erlaubt Studierenden, die Arbeiten des vorhergehenden Zeitraums einzusehen (sofern die Lehrkraft den Zugriff auf vertrauliche Ressourcen einschränkt). Hierin können dann Unterordner für jeden Kurs oder jede Lehrkraft entstehen.

  • Wenn die Liste ein Arbeitsmedium für alle Angehörigen einer Abteilung ist, empfiehlt sich eine projektbasierte Organisation.
  • Wenn die Liste hauptsächlich zum Informationsaustausch dienst, wähleN Sie eine themenbasierte Organisation.
  • Sie können auch eine Organisation nach Person oder Arbeitsgruppe etc. wählen oder sogar all diese Lösungen kombinieren!

Um Probleme zu vermeiden, wählen Sie die Namen von Dateien und Ordnern, die Sie auf Listen veröffentlichen, mit Bedacht: geben Sie Ihnen ausdrucksstarke, aber kurze Namen und vermeiden Sie Leerzeichen, Umlaute, Akzente, Bindestriche und Sonderzeichen.